این مطلب رو می خواستم برای کسایی بنویسم که تازه وارد دنیای برنامه ریزی و کنترل پروژه و مدیریت پروژه شدن. شاید به نظر خیلی هاتون تصور بر این باشه با توجه به وظایف و نقشی که دارین و حتما بخشی از اون رو هم تو دانشگاه و یا کلاسهای مختلف گذروندین، حوزه برنامه ریزی و کنترل پروژه جایی هست که همه سعی میکنن (یا باید) نهایت همکاری رو باهاتون بکنن و این وظیفشون هم هست و یکی از کارای اصلی هم اینه که به موقع سریع و دقیق و بی عیب و نقص بهتون گزارش بدن.
مثلا یکی از کارایی که دارین (به خصوص اگه تو کارگاه کار میکنین) تهیه گزارش روزانه هست. این یعنی اینکه با واحدهای مختلف از جمله اجرا، ماشین آلات، انبار و شاید هم HSE سر و کار دارین و اونها هم لابد می بایست سر وقت همه اطلاعات کاری روز گذشته رو در اختیارتون بذارن.
خب این قضیه قطعا اینطوری که فکر میکنین نیست و این یکی از واقعیت های شغلی برنامه ریزی و کنترل پروژه هست. مهمترین بخش گزارشهایی که مثلا بابت گزارش روزانه میگیرین گزارش های کارهای اجرایی هست و اغلب گزارشهای اجرایی که بدستتون میرسه ناقص و غیر دقیقه. اینو البته بعد از یه مدت متوجه این مساله میشین و اون وقتی هست که یه سری کارها انجام شده و شمایی که فقط وارد کننده گزارش هستین به خاطر اینکه گزارش کاری دستتون نرسیده ازش خبر نداشتین، خیلی هم به کارگاه سر نمیزدین ولی تو جلسه بعد از اینکه کار انجام شده رو اعلام میکنین با اعتراض بخش اجرا یا واحدهای دیگه در مورد میزان اجرا مواجه میشین و با یه کم پرس و جو می فهمین که گزارش های غلط یا ناقص بدستتون رسیده.
واقعیتش اینه که نمیشه صد در صد این مشکل رو برطرف کرد ولی حداقل یه کارایی باعث میشه مشکلات اینجوری به حداقل برسه:
- حتما در وهله اول سعی کنید به صورت مکتوب از واحدهای مختلف به خصوص اجرایی "بخواین" که گزارش ها رو درست وبه موقع و کامل تهیه کنن. اینکارم نباید خیلی دستوری انجام بدین چون ممکنه به نتیجه نرسه.
- سعی کنید به واحدهایی مختلفی که گزارش میدن به خصوص اجرا، اهمیت گزارشهای خودشون رو یادآوری کنین و اینکه چقدر کارشون مهمه و گزارش دهی از کارهایی که انجام میدن برای نشون دادن جایگاه اونها در به ثمر رسیدن پروژه چقدر اهمیت داره تا گزارش دهی رو کاری بی خود و اضافه حس نکنن و بابت نوشتنش حس مسئولیت داشته باشن.
- سعی کنید هر روز یا حداقل یک روز در میون تو کارگاه بچرخین و کارهای اجرایی رو از نزدیک ببینین و اونهایی که با چشم قابل اندازه گیری هستن رو در نظر داشته باشین. این کار خیلی مهمه.
- راهی پیدا کنید برای اینکه بتونید گزارشها رو اعتبار سنجی و صحت سنجی کنین. مثلا اگه تو پروژه عمرانی هستین یه راه کنترل قضیه اینه هم از واحد اجرا و هم از واحد بچینگ گزارش بگیرین. مقایسه گزارشهای اونها باعث میشه حداقل در مورد میزان فعایت های بتن ریزی کمتر اشتباه کنین. یا اینکه از واحدهای اجرایی بخواین تو گزارش هر بخش ماشین آلات مورد استفادشون رو بنویسن و این رو با گزارش واحد ماشین آلات مقایسه کنین تا حداقل میزان کارکرد و تعداد ماشین آلات عمده پروژه دستتون بیاد و مقدار صحیحش رو ثبت کنین.
- اگه گزارشی به دستتون نمیرسه یا ناقص هست با پیگیری مداوم و یادآوری و یا اجبار(اگه نشد با نامه نگاری با رییس کارگاه یا مدیر پروژه) تهیه کننده اش رو مجبور کنین که سطح کمی و کیفی گزارش دهیش رو بالا ببره.
- گاهی اوقات هم شاید بهتر باشه واحدهای مختلف به خصوص اجرایی دفتر دار داشته باشن که یکی از کاراش سر و سامون دادن به اینجور گزارشها باشه.
خلاصه با پشت میز نشینی انتظار تهیه گزارش های دقیق و صحیح و به موقع رو نداشته باشین.
رو ,گزارش ,هم ,پروژه ,هست ,اینکه ,کنترل پروژه ,و کنترل ,ریزی و ,برنامه ریزی ,به خصوص
درباره این سایت